私は独立して以来、リモートワークを駆使して仕事をしてきましたし、お客様にWeb会議の運営方法についてもコンサルテーションすることがあるので、今日はその一部を公開します。

新型コロナウィルスの影響で今までリモートワークの準備をしてこなかった企業様においても、必須の時代になってきました。今後、あらゆる業種でオンライン化が加速することは間違いなく「Web会議やオンラインでのコミュニケーション」ができない事業所は労働者から選ばれなくなる時代となります。

しかし、Web会議で質の高い会議や打ち合わせ、コミュニケーションをするにはいくつかの点でコツがあります。

今日はWeb会議を進める上で必要な準備や進行についてお伝えしたいと思います。

（もう一つ大事な、オンライン越しの印象やコミュニケーションについては次回書きます）

①Web会議前にアプリケーションが必要ならダウンロード。前日に起動して操作のテストしておく

初心者の方がやりがちなのが、事前に会議主催者からオンライン会議の招待メールやURLを受け取っていても、事前にテストをしていないことから、当日会議時間が不具合対応でスタートしてしまい、雰囲気が悪くさせることです。こうなると、Web会議への心理的壁を作ってしまい、話しづらい雰囲気で会議の成果が出にくくなってしまいます。
特に決裁者との会議やお客様との大事な商談の場合はくれぐれも事前に操作のテストをしておいてください。そして画面の大きい方が操作をしやすいので、スマートフォンではなくPCの利用をおすすめします。

②５分前にはアプリケーションを起動しておく、会議の準備をする

ネットワークの不良などですぐにアプリケーションが起ち上がらないなどの問題があります。Web会議の場合は、５分前には立ち上げを完了しておきましょう。

③会議の進行・議題・会議資料は前日までに必ず送付し、読んでもらったことを前提に会議スタート

会議のアジェンダ（何をどこまで決めるのか・議題の担当は誰）、時間配分等の会議の進行と議題を事前に参加メンバーに周知します。そして、資料を前日までに共有し、考えを整理し、意見を言える準備をしておく、もしくは事前に意見を募っておいて、意見を共有するところからスタートしても良いでしょう。
資料はWeb会議画面上で共有することも可能ですが、書き込みなどするために、事前に印刷しておくことをお勧めします。

決定事項については、ネクストアクションの具体化（誰が、いつまでに、何をどこまでやる）を明確にし、議事録に残しておきます。

④大人数で会議を行う場合の運営ルールを設けておく

例えば、

司会・議事録担当などの会議の役割を事前に決めておく

雑音を拾わないように、話さない人はミュート（マイクオフ）にしておく

などは最低限のことです。

その他、参加者の人数が多く、広く意見を募りたい、ディスカッションしたい場合は、意見はチャットツールやグーグルスプレッドシートに書き込んでもらい、可視化・共有化をするなどの方法もあります。

⑤司会者は会議の進行のシナリオを作成しておく

司会者は「会議スタート前にオリエンテーションで会議のルール説明をする」「この議題はこのタイミングで意見を募る」「このタイミングで●●な質問をする」「合意形成するときにモレやヌケはありませんか？と問いかける」など会議の進行のシナリオプランニングをすることをお勧めします。

以上を参考に自社やメンバーに合ったWeb会議の運営ルールを設けると、スムーズに行いやすくなります。

Web会議の利点としては、今までのリアルな会議だと、声が大きい人や権威者の意見が絶対だったり、空気を読んで発言しない人がいるということがあったかもしれませんが、Web会議では参加するからにはリアル以上に自分の意見発信する意義が問われます。しかも、その意見発信は口頭でなく、チャット等でOKなので口数が少ない人でも意見発信がしやすくなるのです。
また、事前に議題に対してどれだけ情報収集したり、準備していたかで会議の成果が変わります。

実はこれらはリアルの会議でも有効です。

リモートワークになったことで組織コミュニケーションの評価軸は明らかに変わっていきます。

次回は「Web会議で議論を活性化しやすくするための印象とコミュニケーション」についてお話しします。